Polityka prywatności

1. Operator i administrator danych

Operator WeddingClick jest administratorem danych związanych z prowadzeniem konta, kontaktem z użytkownikiem, bezpieczeństwem i rozliczalnością własnego serwisu — w zakresie, w którym sam określa cele i sposoby przetwarzania.

Para korzystająca z WeddingClick może samodzielnie określać cele i zakres przetwarzania danych zaproszonych osób. W takim zakresie to para jest administratorem, a operator zapewnia narzędzie i może działać jako podmiot przetwarzający na jej udokumentowane polecenie. W bezpłatnym pilotażu przyjmowanie danych gości pozostaje wyłączone do czasu potwierdzenia podziału ról i warunków powierzenia.

Goście znajdą skróconą i szczegółową informację na stronie Dane gości.

2. Zakres i źródła danych

• dane konta i kontaktowe: adres e-mail, nazwa profilu, ustawienia i informacje o sesji,
• dane projektu: imiona, data i miejsca wydarzenia, treści strony, ustawienia prywatności i opublikowane wersje,
• dane gości: odpowiedź RSVP, imię, opcjonalny e-mail, osoba towarzysząca, liczba dzieci, wybrany wariant posiłku, potrzeba transportu lub noclegu oraz dobrowolna wiadomość,
• zdjęcia, ich opis oraz wpisy do księgi gości przekazane przez użytkownika lub gościa,
• dane techniczne niezbędne do działania i ochrony serwisu, np. czas żądania, informacje o urządzeniu, adres IP lub jego bezpieczny skrót, logi błędów i zdarzenia związane z bezpieczeństwem.
• dane pomocy: treść pytań i odpowiedzi w czacie, kategoria sprawy, adres podstrony, na której zgłoszono problem, oraz historia działań administratora przy obsłudze zgłoszenia.

Dane pochodzą bezpośrednio od użytkownika, zaproszonego gościa, jego urządzenia albo od dostawców technicznych obsługujących żądanie. Prosimy nie wpisywać w polach swobodnych diagnoz, informacji o zdrowiu ani innych danych wrażliwych. Obecny formularz pozwala wybrać jedynie ogólny wariant posiłku.

3. Cele i podstawy prawne

• założenie konta, przygotowanie i utrzymanie projektu oraz obsługa żądań użytkownika — podjęcie działań przed zawarciem umowy i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• realizacja obowiązków wynikających z prawa — art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy taki obowiązek ma zastosowanie,
• ochrona serwisu, zapobieganie nadużyciom, obsługa incydentów oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — prawnie uzasadniony interes operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• automatyczna pomoc, diagnoza problemu i obsługa zgłoszenia — wykonanie umowy lub działania na żądanie użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie bezpieczeństwa i doskonalenia obsługi — prawnie uzasadniony interes operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• działania wyraźnie opcjonalne oparte na zgodzie — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; zgodę można wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Dla danych gości właściwą podstawę określa administrator danego wydarzenia, zależnie od celu i okoliczności. Samo potwierdzenie przeczytania klauzuli informacyjnej nie jest zgodą. Zgoda na publikację zdjęcia albo wpisu jest zbierana osobno w odpowiednim formularzu.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Adres e-mail jest potrzebny do utworzenia konta i logowania. Pola oznaczone w formularzu jako wymagane są potrzebne do wykonania wybranej funkcji. Pozostałe informacje są opcjonalne, ale ich brak może ograniczyć możliwość przygotowania strony lub obsługi konkretnej prośby. Gość nie musi podawać adresu e-mail, aby wysłać RSVP.

5. Odbiorcy, dostawcy i przekazywanie danych

Dostęp otrzymują wyłącznie osoby upoważnione oraz dostawcy niezbędni do działania usługi. W zależności od włączonych funkcji mogą to być: MyDevil/ADMIN.NET.PL (hosting i poczta), Supabase (baza danych, logowanie i prywatny magazyn plików) oraz OpenAI (wyłącznie funkcja AI uruchomiona przez użytkownika, w tym inteligentny czat pomocy dla odwiedzających i zalogowanych klientów). Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Konta i dane projektów są przetwarzane w ograniczonym, bezpłatnym pilotażu z użyciem dostawców wskazanych powyżej. Publiczne przyjmowanie danych gości pozostaje wyłączone do czasu zakończenia i udokumentowania przeglądu lokalizacji przetwarzania, listy podwykonawców i zabezpieczeń ewentualnego przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

7. Okres przechowywania i usuwanie

Dane konta i projektu są potrzebne przez okres korzystania z usługi. Po usunięciu konta lub projektu mogą być przechowywane tylko przez czas konieczny do wykonania obowiązków prawnych, zapewnienia bezpieczeństwa albo obrony przed roszczeniami. Dane oparte wyłącznie na zgodzie usuwa się po jej skutecznym wycofaniu, jeżeli nie istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.

W bezpłatnym pilotażu można utworzyć konto i zapisać dane projektu. Publiczne przyjmowanie RSVP, zdjęć i wpisów gości pozostaje wyłączone. Przed uruchomieniem komercyjnym operator musi zatwierdzić pełny harmonogram retencji kont, projektów, danych gości i logów technicznych.

Zamknięte lub rozwiązane rozmowy pomocy są usuwane najpóźniej po 365 dniach od ostatniej wiadomości. Rozmowy przypisane do konta są usuwane także podczas realizacji żądania usunięcia konta, chyba że konkretny fragment musi zostać zachowany na innej podstawie prawnej; w takim przypadku jest oddzielany od aktywnego konta i ograniczany do niezbędnego zakresu.

8. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki dopasowane do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, prywatne magazyny plików, szyfrowane połączenia, walidację przesyłanych zdjęć i ograniczanie nadużyć. Żaden sposób przechowywania nie usuwa całego ryzyka; incydenty są oceniane zgodnie z wymaganiami RODO. Nie deklarujemy możliwości odtworzenia danych z kopii zapasowej, dopóki backup i test odtwarzania nie zostaną rzeczywiście skonfigurowane.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności można żądać dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Żądanie dotyczące konta lub działania operatora należy wysłać na kontakt@weddingclick.pl. W sprawie danych wydarzenia można również skontaktować się bezpośrednio z parą.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje kontaktowe są dostępne na stronie UODO.

10. Pliki cookie i pamięć urządzenia

Serwis korzysta z plików niezbędnych do logowania, ochrony strony hasłem, zapobiegania nadużyciom i zachowania wymaganych ustawień. Kreator może zapisać szkic lokalnie w pamięci przeglądarki użytkownika. Losowy identyfikator urządzenia gościa działa do 30 dni i służy wyłącznie do uczciwego ograniczania formularzy bez blokowania całej sieci Wi-Fi; krótkotrwały plik potwierdzenia logowania wygasa po 15 minutach. Nie uruchamiamy reklamowych plików cookie ani analityki wymagającej zgody bez uprzedniej informacji i właściwego mechanizmu wyboru.

11. Zmiany dokumentu

Nowa wersja otrzymuje odrębny numer i datę obowiązywania. O zmianie, która istotnie wpływa na użytkownika lub wymaga ponownej akceptacji, poinformujemy w serwisie lub wiadomości wysłanej na adres konta.